Povinná archivace ve firmách

Přestože jsme v 21. století a většina dat je již dnes uložena elektronicky a to včetně účetnictví řady firem, zákon stále ukládá podnikatelům a firmám povinnost skladovat kompletní účetní agendu i v papírové podobě, což je poměrně náročné z prostorového hlediska. Současně zákon stanovuje dobu, po kterou musí být veškeré dokumenty archivovány. A po uplynutí této lhůty dochází k jejich skartaci. V současné době firmy vedou zpravidla dvojí agendu – elektronickou i papírovou. Nicméně tištěné dokumenty a záznamy jsou náročné nejen kvůli nutnosti prostoru, ale také kvůli přehlednosti.

Podnikatelský subjekt si musí vymezit místo, kde budou účetní doklady a dokumenty archivovány. K uskladnění se používají archivační krabice, kde jsou dokumenty náležitě seřazeny. V případě finanční kontroly ze strany finančního, daňového či jiného úřadu se dají listy snadno a rychle dohledat.

Lhůty stanovené pro archivaci

Existují různé lhůty pro archivaci. Některé dokumenty je nezbytné skladovat pouze po dobu pěti let, jiné dokumenty musí být uschovány po dobu až třiceti let. Archivační boxy by měly být uloženy na suché místo, aby listy byly po celou dobu čitelné a srozumitelné.

Zákon stanovuje tři formy archivace. První variantou je smíšená podoba, která kombinuje papírovou s technickou. Do technické povahy se převádí dokumenty, jež jsou nečitelné. Dále je možné archivovat pouze v listinné podobě, přičemž dokumenty jsou psány na psacích strojích, nebo tištěny na tiskovém výstupním zařízení. A poslední skupinu tvoří technická podoba archivace, kdy se účetní agenda archivuje v elektronické podobě.

Pro zajištění co nejlepší organizace listinných dokumentů slouží krabice. Pakliže chcete zakoupit archivační boxy, představujeme vám internetový obchod Centrum-Krabice.cz, kde zakoupíte sortiment od archivačních krabic a boxů, přes kartonové krabice a proložky, až po vázací pásky, obálky, sáčky a pytle.

Sdílet článek

Staňte se naším fanouškem ještě dnes...:-)

K zobrazení prosím klikněte níže.